Firmowe archiwum musi być prowadzone w taki sposób, aby gromadzona dokumentacja była bezpieczna i dostępna od ręki. Niestety, nie wszystko zależy od Ciebie. Wystarczy jeden zalany sufit, ogień w sąsiednim pomieszczeniu albo zwykła awaria instalacji, by dokumenty przepadły w kilka minut. Dlatego warto mieć plan ratunkowy – taki, który zabezpieczy Twoje akta, zanim zdarzy się najgorsze. Przeczytaj artykuł, by dowiedzieć się, co możesz zrobić.
Plan ratunkowy dla dokumentów – dlaczego to konieczność?
Uszkodzenie dokumentacji może doprowadzić Twoją firmę do trudnej sytuacji. Utrata dokumentów naraża przedsiębiorstwo na straty finansowe i wizerunkowe, a także paraliżuje działalność. Dlatego koniecznie opracuj plan awaryjny.
W przypadku dużej firmy to szczególnie ważne — liczba dokumentów może być ogromna, a konsekwencje zdarzenia bardzo kosztowne. Jednak pamiętaj również o profilaktyce – zapewnij dokumentom odpowiednie warunki.
Jak zapewnić bezpieczeństwo danym?
Archiwum powinno się znajdować w specjalnie wydzielonym pomieszczeniu. Należy w nim zamontować zabezpieczenia antypożarowe, system tłumienia ognia, a także system kontroli temperatury i wilgoci. Najlepiej, jeśli w tym pomieszczeniu jest między 14 a 20 stopni Celsjusza, a wilgotność względna wynosi od 45 do 60%.
Jeśli nie jesteś w stanie zorganizować takiego archiwum, rozważ outsourcing. Firma Rhenus Office Systems Poland kompleksowo zajmie się kwestiami związanymi z przechowywaniem dokumentów, ich indeksowaniem, katalogowaniem, brakowaniem, a przede wszystkim zapewni im bezpieczeństwo. Jej archiwa spełniają wyśrubowane standardy bezpieczeństwa, o czym poczytasz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Dokumenty trafiają do profesjonalnie zabezpieczonych magazynów, a każdy etap obsługi jest potwierdzony protokołem – od odbioru aż po ewentualne zniszczenie.
Masz własne archiwum? W takim razie obowiązki związane z zapewnieniem bezpieczeństwa dokumentacji spoczywają na Tobie. Nie zakładaj, że nic się nie wydarzy – ważne jest przygotowanie na kryzys.
Co robić, jeśli dojdzie do zalania dokumentów?
Nie zawsze uszkodzenie dokumentacji musi oznaczać, że jest ona stracona. Jeśli doszło do jej zalania, możesz ją uratować dzięki pomocy ekspertów. Skontaktuj się jak najszybciej z Rhenus Office Systems Poland, aby zwiększyć szansę na uratowanie dokumentów. Sprawdź na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/osuszanie-dokumentow/, jak przebiega cały proces, aby wiedzieć, co robić, kiedy dojdzie do zalania.
Aby zwiększyć szansę na powodzenie, Rhenus Office Systems Poland odbierze od Ciebie dokumenty i umieści w specjalnych pojemnikach. Następnie je zamrozi, dzięki czemu zahamuje proces rozrostu bakterii. W kolejnym kroku firma wykorzysta proces sublimacji, aby woda odparowała z dokumentów bez ich uszkadzania. Dalej dochodzi do ich dezynfekcji, aby wyeliminować mikroorganizmy i wstrzymać proces dalszego niszczenia dokumentacji. Na koniec wykonywane jest badanie mikrobiologiczne, które potwierdza, że osuszanie zostało wykonane prawidłowo.
Duża firma powinna być przygotowana na takie i inne ryzyka. Jeśli jednak nie chcesz się nimi stresować, rozważ outsourcing. W archiwach Rhenus Office Systems Poland dokumenty będą bezpieczne, a Twoi pracownicy będą mogli skupić się na innych obowiązkach.